Equipos y trabajo a distancia: 5 niveles de madurez

Las herramientas de trabajo a distancia en equipo son únicamente un medio y su eficacia depende de la manera en la que las utilicemos. Precisamente lo que puede acarrear una bajada en la productividad es utilizarlas mucho. El COVID-19 ha obligado a las empresas del mundo entero a cambiar sus procedimientos de trabajo y a conjugar equipos y trabajo a distancia de forma durable. Pero descargarse ZOOM, hacer reuniones en TEAMS o tener SLACK y acceso a nuestros emails, no implica que logremos ser eficaces a distancia.

Una multinacional animada por equipos de trabajo a distancia desde siempre.

Automattic , la empresa que está detrás de WordPress, es una empresa cuyos equipos practican el teletrabajo desde sus inicios. Tiene repartidos por más de 75 países un total de 1170 personas y no, no tiene sede central; las personas colaboran en línea. La empresa está valorada en 3000 millones de dólares, y ha realizado varias adquisiciones significativas como la de WooCommerce y la plataforma de blogs, Tumblr.

Su creador, Matt Mullenweg ha hecho recientemente un podcast explicando que, desde su experiencia, existen ‘5 niveles de madurez del trabajo a distancia’.

Hoy os queremos presentar estos 5 niveles. ¿Dónde crees que estáis vosotros?

Equipos y trabajo a distancia: 5 niveles de madurez

Nivel 1: Cero acción

En estas empresas no se ha hecho nada en particular en relación con el trabajo a distancia de los equipos. Con la situación de crisis sanitaria, las personas se encontraron de la noche a la mañana en casa con su móvil y su portátil.
Quizás tengan alguna que otra reunión por teléfono, pero lo más seguro es que hayan retrasado los deadlines y la mayor parte del trabajo hasta la vuelta a las oficinas. La mayoría de las empresas antes del COVID 19 se encontraban aquí.

Nivel 2: Recreando la oficina online

Aquí es donde se sitúan la mayoría de las empresas actualmente. Especialmente las tradicionales. En este nivel los equipos tienen acceso a videoconferencias, emails, etc.
Pero más allá de reorganizar el trabajo aprovechando las nuevas herramientas, los equipos han recreado de forma virtual la forma de trabajar que tenían en la oficina. Y en el ‘paquete’ también van incluidos los malos hábitos, como, por ejemplo:

• Las videollamadas de más de 10 personas cuando con 2 es suficiente.
• Las mil interrupciones al día (vía mensajes, emails, teléfono).
• El esperar obtener una respuesta inmediata a todo.

Es como si se hubiesen digitalizado todos los procesos que no servían antes y desgraciadamente, tampoco funcionan mejor ahora.

En el Nivel 2, todavía se espera que las personas estén en línea de 9h00 al 18h00, y en algunos casos están sujetas a la vigilancia de los programas (informáticos) de registro de pantalla en los ordenadores. Aún queda un largo trecho por recorrer en este nivel.

Nivel 3: Adaptarse al medio

En este nivel las empresas empiezan a adaptarse de verdad a las herramientas y a sacar partido de ellas.
Por ejemplo, utilizando Google Docs, los documentos son visibles, compartidos y las modificaciones, correcciones, etc., se actualizan al instante. Esto permite validar al momento lo que se ha tratado en la reunión con tu equipo, asegurarse de que todo el mundo haya entendido lo mismo y evitar pérdidas de tiempo después.

Una nueva organización antes de cualquier reunión ahora es indispensable.

• Antes de organizar una reunión, asegurarse de que la cuestión no se puede solucionar por teléfono, chat o email.
• Prever reuniones de 15mins, y solo alargarlas si es estrictamente necesario. Esto permite ser conciso e ir rápidamente al grano sin dar rodeos.
• Establecer una agenda específica y el resultado deseado para la reunión.
• Invitar únicamente a las personas necesarias de verdad. ‘Las imprescindibles’.
• Decidir los próximos pasos y establecer vencimientos de tareas.
• No olvidarse de que una reunión no está hecha para comunicar algo, para eso ya existen los emails y los chats.

Nivel 4: Comunicación asincrónica

La comunicación sincrónica es una comunicación en tiempo real entre 2 o más personas. Los intercambios son directos e instantáneos.

La comunicación asincrónica es una comunicación en diferido. Cada uno decide cuándo intercambiar y dónde intercambiar. Ejemplos de comunicación asincrónica serían los emails, los SMS, los mensajes instantáneos tipo whatsapp, Skype, Slack, etc… 🙂

En verdad cada vez que existe un lapso, más o menos largo, entre que se emite la información y el momento en el que se recibe, se habla de comunicación asincrónica.

Ventajas de la comunicación asincrónica:

• Ofrece más libertad. Cada uno decide cuándo y desde dónde intercambiar.
• Ofrece mejor control de nuestro tiempo. Ejemplo: Podemos ignorar los mensajes durante 2hrs y así avanzar con nuestras tareas.
• Tenemos mayor control sobre nuestra comunicación. Es decir, podemos pensar antes de contestar y tomarnos el tiempo de formular bien lo que queremos decir. Nos da tiempo a reflexionar y tomar mejores decisiones.
• Respetamos el tiempo de los demás. Cuando vamos al despacho o a la mesa de algún compañero, interrumpimos. Comunicando vía email o SMS, damos la libertad a la persona de que responda cuando mejor le venga.

La comunicación asincrónica permite ser más productivos. Concentrarse mejor y avanzar en el trabajo. Pero obvio está, falta el contacto y el intercambio.

Nota desde Adesio:

Las mensajerías instantáneas como Whatsapp o Skype son asincrónicas, pero su inmediatez hace que pierdan, en gran parte, las ventajas que acabamos de mencionar. En un principio estas herramientas nos gustan mucho por su velocidad, pero rápidamente llegan a crear la sensación de que todo es para ya, y eso incide rápidamente en la productividad (se esfuman las prioridades, todo es prioritario, entonces nada lo es).
Nuestro consejo es privilegiar mejor el envío de emails o utilizar herramientas como Slack o Trello, ya que son mucho menos invasivas.

Nivel 5: El nirvana

Para Matt Mullenweg, el nirvana se refiere a lograr la productividad trabajando a distancia y guardando el contacto humano. Para lograr esto en su empresa, en lugar de trabajar 11 meses y dejar 4 semanas de vacaciones, lo que promueve son 11 meses de trabajo en remoto y 4 semanas al año donde los equipos se reúnen entorno a un evento o cualquier otro tema para conectar y crear lazos entre ellos.
También hacen uso de aplicaciones personalizadas donde guardan el seguimiento de quién se ha reunido con quién en eventos pasados y así asignar asientos, por ejemplo en una cena, y sentar juntas a personas que aún no se han conocido.

Equipos y trabajo a distancia: ¿Tú qué opinas?

A mí particularmente la comunicación asincrónica me permite rendir mucho más y tener mi libertad a la hora de trabajar; pero no podría vivir sin el contacto con los demás, sin crear relaciones y conectarme socialmente.
Trabajar desde casa es, por el momento, un privilegio y no un derecho para muchos, así que poner el foco en cómo trabajamos es importante.  Obviamente que todo no es solo cuestión de productividad.

Si quieres mejorar los resultados de tu equipo, incluso a distancia, tenemos una dinámica excelente para ayudarte, ¡descúbrela aquí!

Puedes encontrar el artículo original que nos ha inspirado (en inglés) AQUÍ.