Lograr reuniones eficaces: 5 claves

El reunirnos es una parte inevitable de nuestro quehacer cotidiano. Sin embargo, la mayoría de las personas siguen sintiendo que se reúnen demasiado a menudo en encuentros poco o nada productivos. Pasemos del síndrome de la reunionitis y logremos tener reuniones eficaces donde estemos contentos de estar porque sabemos que nos van a ser útiles.

¿Te atreves a romper la rutina?

¿Cuánto de eficaces hacemos nuestras reuniones en general?

Atlassian es una empresa de software especializada en herramientas colaborativas. Han observado que, en EEUU, las personas participan en una media de 62 reuniones al mes, lo que corresponde a unas 31 horas. Esto supone alrededor de 37,000 millones de dólares en costes de trabajo.

¿Y qué pasa en esas reuniones tan caras?

Te has planteado alguna vez, ¿Cuándo tienes realmente el tiempo para hacer tu trabajo?

5 ideas para lograr que tus reuniones sí sean eficaces.

Aquí te dejamos 5 ideas para ayudarte en la ardua tarea de hacer que las reuniones cumplan su función: hacer avanzar el trabajo y el negocio de la forma más fluida posible.

1. El círculo y el turno de palabra

En una reunión eficaz, es importante que todos los participantes puedan mantener el contacto visual en todo momento. De esta forma pueden sentir cómo se encuentra cada persona. Esto ayuda a aumentar el nivel de atención y a que cada participante ajuste su postura en función de lo que ve. El círculo es de hecho la base de muchas de las nuevas formas de gobernanza, como la sociocracia o la holacracia. Es también la forma de reunirse de todas las culturas ancestrales.

Por eso la disposición en círculo es óptima. Además de vernos, nos permite hacer turnos de palabra facilmente. Tu reunión siempre irá mejor si te aseguras que cada persona habla regularmente a lo largo del encuentro (aunque sea para decir que no tiene nada que decir). Participar hace que estemos más presentes y sobre todo, que nos sintamos más implicados, con más ganas de participar. Nos sentimos más reconocidos como personas cuando se nos da la palabra regularmente. En cambio cuando voy a una reunión donde sé que voy a ser espectador (o es lo que siento a lo largo de la misma), es muy probable que escuche de forma distraida y que la productividad sea por tanto baja.

2. ¡Planifica! El poder de la agenda…

Hacer reuniones eficaces es mucho más fácil cuando se planifica. Muchas veces nos lanzamos a una reunión con un tema muy general, siin trabajar previamente y adecuadamente el contenido de la agenda. Dejamos así que se traten temas que deberían estar resueltos ya antes de la propia reunión. La sanción inmediata es una gran perdida de tiempo, con largos debates que a menudo acaban siendo en vano.
Proporciona una agenda que ayude a los asistentes a ver los puntos que serán abordados, o asegúte que alguna de las personas asistentes se encargue de ello. Si sabemos hacia dónde vamos y nos focalizamos en los puntos que hemos acordado tratar previamente, logramos sentirnos y ser más eficaces. También aseguramos que la reunión sea más corta, evitando divagar.

No se añade un tema en la agenda… ¡si no se ha trabajado antes!

No se puede hacer trabajo de investigación durante una reunión, al menos si se busca que la reunión sea eficaz. Cualquier tema que se trae a la agenda se debe haber trabajado previamente. La persona que aporta el tema debe haberse hecho al menos las siguientes preguntas:

1. ¿De qué se trata? ¿Cuáles son los puntos de información objetiva esenciales?
2. ¿Qué pregunta hay que contestar durante la reunión? Dicho de otra forma ¿cuál es la decisión a tomar? o ¿Qué información se quiere compartir exactamente con el resto del grupo?
3. ¿Cuánto tiempo necesitamos para tratarlo?

Te aconsejamos hacer que los temas sean formulados de la forma más simple y concisa posible. Personalmente intento ponerme siempre en el sitio de los demás participantes, ¿qué les va a aportar este punto? ¿Cómo hago para que sea cómodo tratarlo? ¿Cómo se reparten las tareas de forma lógica y justa/adecuada?

3. Una reunión eficaz tiene tiempos muy claros

Una reunión eficaz tiene tiempos predefinidos y muy claros. Este punto es esencial. Debemos anunciar y respetar la duración global del encuentro, y el tiempo dedicado a cada punto de la agenda. Y mejor que mejor, aprobar juntos la agenda al inicio de la reunión, evitando dejar algún tema importante de último minuto.

No es una práctica habitual en las reuniones que hemos visto en empresas, pero esta disciplina aporta varios beneficios muy favorables para la eficacia:

• Foco: cada persona sabe exactamente dónde estamos en la reunión en todo momento.
• Ritmo: la reunión se vuelve un “baile” donde cada persona está en ritmo. El hecho de conocer el tempo focaliza la atención y da una sensación (real) de ganar tiempo.
• Respeto: se respetan las agendas de los presentes y se resalta que su tiempo tiene importancia, dándoles más ganas de estar atentos.

Para que la temporización aporte todos sus beneficios, es necesario integrar cierta disciplina. Se deben respetar al máximo los tiempos predefinidos. Y no hay nada como tener un facilitador y/o un maestro del tiempo para lograrlo, eso lo veremos en el último punto.

4. Tres etapas claras: Apertura, contenido, cierre

Una reunión eficaz es en realidad, una serie de rituales que hacen que todo el mundo esté cómodo al tener claridad sobre lo que está pasando en todo momento. En ese sentido, tener un “esqueleto” predefinido que se repite en todas las reuniones ayuda mucho. Te aconsejamos como mínimo las 3 etapas siguientes:

• Apertura:

a- Comenzar con una introducción breve y clara sobre el objetivo de la reunión, y anunciar la agenda del día.

b- Seguir con una ronda donde cada participantes se presenta (si es necesario), dice cómo está/cómo se siente (descubre los beneficios del “Tour Meteo” en nuestros recursos) y qué espera de la reunión.

c- Opcionalmente se puede añadir un rompe-hielo (“ice breaker”) para asegurar un nivel de atención máximo.

d- Es beneficioso como deciamos antes validar juntos que la agenda es adecuada. Para ello sugerimos usar la decisión por consentimiento.

• Contenido: Explorar los temas de la agenda uno por uno. Aconsejamos que haya un orden:
  • Primero comentamos los temas meramente informativos que no generaran ningún debate.
  • Segundo tratamos las decisiones a tomar donde ya conocemos todos los elementos, y solo nos tenemos que decidir.
  • Tercero tratamos los temas donde sabemos que no se tomará una decisión en la reunión, o que necesitará cierto tiempo, y es por tanto posible que el debate se alargue más. Si nos pasamos de tiempo, el punto se pasará a la agenda de la siguiente reunión.
• Cierre: De la misma forma que es malo que no haya una buena introducción porque no se centraría la atención de los participantes donde la necesitamos, no podemos dejar una reunión sin cierre. Puede ser muy breve y debería contener al menos 3 elementos:
  • ¿Qué resultado(s) acabamos de producir?
  • ¿Qué nos queda por resolver e – idealmente – cuándo lo vamos a resolver?
  • Hacer una ronda para que cada participante diga como se va de la reunión, aunque sea con un gesto no verbal. Podemos aprovechar para incluir un momento de meta-comunicación, es decir un momento donde nos damos feedback sobre cómo ha ido la reunión (en su forma, no en su fondo). Esto permite progresar y adaptar el formato. Es muy común en organizaciones agiles y muy recomendable.

5. Una reunión eficaz tiene facilitador

Una reunión eficaz es un momento ritualizado y dirigido. Si no enfocamos las energías, es poco probable que lleguemos a ninguna parte. Lo más aconsejable para mantener este foco es que alguien se encargue de vigilarlo. Esta persona se va a encargar de asegurar que se siga la agenda, de que los participantes estén presentes y activos, de que se respeten los tiempos, y de que todo el mundo se encuentre cómodo en todo momento (o al menos en una postura que permite avanzar).

Esta persona es el facilitador, o también se le puede llamar animador, o dinamizador. Puede ser cualquier miembro del grupo, aunque es aconsejable que no sea el jefe, ya que es preferible que adopte una postura neutra. Es posible que el rol de facilitador vaya turnando en cada reunión, aunque la facilitación implica tener talento de escucha, saber adoptar una postura de observador, etc.

También, en un nivel más avanzado, se puede declinar el rol de facilitador en varias personas (animador, maestro del tiempo…) y pueden aparecer otros roles, como el secretario. En reuniones importantes, es incluso recomendable que haya un facilitador profesional externo.

Tener reuniones eficaces en resumen…

Las reuniones de equipo son esenciales. Sin embargo, tener un número excesivo de reuniones, o reuniones infinitas, tiene un impacto muy negativo en la productividad y la moral. Acabas de descubrir una estructura útil para cualquier tipo de reunión, recuerda que también puedes introducir variaciones según el tipo de reunión que tengas que organizar (operacional, punto diario rápido, retrospectiva, post-mortem…).

Un último punto, no menos importate: es esencial aprender a distinguir entre reuniones necesarias de aquellas que no lo son. Asegúrate que las reuniones que se planifican son realmente necesarias, su estructura está al servicio de su función y las personas presentes son las correctas (nada peor que tener a alguien en una reunión donde no tiene nada que aportar). Planifica. Ve al grano. Hazlo interactivo. ¡Hazlo creativo! Con todo esto en mente, tus reuniones nunca serán iguales, y lo más importante, serán eficaces :).