Reuniones a distancia: Claves AKI para romper la barrera digital

Ser productivos y eficaces en reuniones a distancia siempre es un reto, y más si no le prestas atención. Sea cual sea tu función u organización, seguramente hayas vivido demasiadas reuniones o presentaciones en línea sin interacción y con mucho sueño. Tus reuniones a distancia nunca serán así gracias a las 3 claves AKI. Veamos en qué consisten.

A para ACTIVAR tu reunión a distancia

¿Activar porqué? Por que cuando estamos en una reunión física tradicional, a menudo estamos recibiendo la información de forma pasiva, “top-down”. El orador habla y nosotros asistentes escuchamos, un poco como si estuviéramos viendo la televisión.

En una reunión a distancia esto es aún más fuerte porque ni siquiera nos hemos tenido que mover de donde estamos para entrar en la reunión. Cada asistente se encuentra básicamente en su burbuja personal y esto se materializa a menudo en personas que no encienden la cámara o incluso que hacen otras cosas al mismo tiempo. Para colmo, uno se distrae muy fácilmente, ya sea por una llamada en el móvil, un email que entra, un gato que pasa cerca, etc.

Por lo tanto, al arrancar nuestra reunión como dinamizador/a, lo primero que queremos hacer es CAPTAR LA ATENCIÓN, es decir asegurarnos de que todo el mundo esté presente.

Para eso necesitas:

1) exponer reglas claras (eso lo comentaremos más en detalle en otra ocasión) y

2) asegurarte que los asistentes estén en modo “activo”, es decir realmente presentes a la reunión.

Esto es fundamental para que las personas sigan el contenido de la reunión de forma proactiva. Y lo es aún más si queremos generar una dinámica de grupo y generar resultados, ya sean reflexiones, feedbacks, respuestas interesantes, crear un plan de acción, etc.

¿Cómo lograr esta activación? Existen muchas formas de hacerlo. La cuestión está en implicar a tu audiencia, incluso puedes tratar de sorprenderla un poquito para despertar su curiosidad.

Nuestro consejo es usar alguna dinámica donde las personas tengan que hacer algún movimiento físico, algo que les saque de su canal neurológico inicial (el de sólo mirar la pantalla y comunicarse por el habla). Después de haber saludado a todos, haber dado unas reglas básicas (tipo apagar el móvil) y asegurado que todos están cómodos a nivel técnico, lanzamos una dinámica corta de “rompe-hielo”, es decir una acción donde la audiencia tiene que reaccionar y se va a movilizar.

Descubre un ejemplo en el video de introducción de CANALES Y EXPERTOS del BBK Bizkaia Network. ¡Te mostramos cómo hacer que las personas se conecten físicamente, aún estando a distancia! También puedes pensar en alguna otra manera de que la gente se mueva físicamente, o usar el Tour Météo que te proponemos con la siguiente clave.

Tras haber activado a las personas, queremos generar una verdadera sensación de grupo, aunque sea para 1h30 de reunión. Esa es nuestra segunda clave. La K para KONECTAR.

K para KONECTAR con los asistentes

En una reunión física se van creando relaciones y se hace poco a poco grupo gracias a los rituales del antes y el después de la reunión. Nos presentamos, decimos cómo estamos, tomamos un café, contamos lo que esperamos del evento o taller al que estamos asistiendo, comentamos qué tal nos ha parecido tal o tal cosa, etc.

A falta de esta variedad de posibilidades en el trabajo remoto, te aconsejamos crear espacios que permitan compensar y generen KONEXION en el grupo.

¿CÓMO?

Por ejemplo, con el Tour MÉTÉO. Es ya un clásico de Adesio, (puedes descargarte la ficha recapitulativa en nuestra página de recursos de facilitación y colaboración) se trata sencillamente de hacer que, al inicio del encuentro, cada persona se presente, diga como está y qué expectativas tiene. Es interesante que cada participante exprese en pocas palabras en qué emoción se encuentra, qué le preocupa o alegra en este momento. A veces no tenemos la cercanía suficiente para que las personas expresen una emoción, más que nada porque no estamos muy acostumbrados a ello.

Si es el caso no te preocupes, puedes variar preguntando por el color o el animal que mejor representa su estado de ánimo actual, o tener una presentación lista para compartir con unas cuantas imágenes numeradas y representativas de diversos estados de ánimo. Cada persona podrá marcar simplemente en el chat con qué foto se identifica más en este momento.

Puedes sacar muchas ventajas de hacer un Tour Météo:

• Sacar a las personas de un estado pasivo, activándolas para contestar y movilizándolas para poder escuchar tu contenido o interactuar en la reunión, todo de una forma lúdica.
• Empatizar con los demás, creando conexión y dinámica de grupo
• Centrar a las personas: si vienen con algo que les preocupa, el mero hecho de expresarlo (sacarlo), ayudará a que no piensen más en ello durante la reunión.
• Generar información relevante para la reunión (ej. Expectativas)

Es importante modular también tu propuesta en función del tamaño del grupo:

• Con un grupo de hasta 8 personas: lo mejor es que hable cada persona brevemente, aunque sea en una palabra si estáis más de 6 participantes. También puedes usar el chat si no tienes tiempo.
• Con un grupo más grande: Usa el chat, o una herramienta como Mentimeter que permite a todos contestar a tus preguntas y generar una nube de palabras.

Es una práctica que nos parece indispensable, más la usamos y más le vemos las ventajas. Se puede hacer de forma muy rápida y sencilla. Sé creativ@ con su contenido y ¡permítete sorprender a tu audiencia!

Nos hemos activado, hemos conectado, ahora toca el último hito: la I de interactuar

I de INTERACTUAR

Hemos despertado la atención, ahora se trata de mantenerla. Para eso es fundamental interactuar. Te proponemos tres formas complementarias de hacerlo:

1. Es fundamental mantener el TEMPO y el RITMO de tu reunión. Una idea es “gamificar” más las presentaciones. ¿Te acuerdas de estar esperando en una fila con el contador del tiempo de espera estimado.

En una reunión a distancia, el equivalente de este contador que marca el tiempo eres tú, la persona dinamizadora. Esa persona es quien anuncia los tiempos, los respeta y los hace respetar. Anunciar el tiempo que queda es una forma sencilla de crear expectativa, y por lo tanto atención, además de dar más ritmo. Tu audiencia no podrá hacer otra cosa que estar pendiente de ti. Por lo tanto, la 1ª forma de mantener la interacción es estructurar la reunión de forma clara para dar ritmo.

1. Solicita las personas al menos cada 20 o 30 min, haciendo “checkpoints” regulares donde tomar la temperatura del grupo, recapitular lo que ya se ha visto, hacer un punto sobre el estado de avance, ver si hay reacciones/preguntas o incluso interpelar a personas que veas inactivas, etc. Ajusta la frecuencia de los checkpoints según la duración y las necesidades de tu reunión.
2. Una técnica más avanzada para hacer reaccionar el público en directo: proponles usar los TAGs (técnicas de animación gestual). Son unos gestos predefinidos que permiten a las personas reaccionar sin tener que activar su micro ni interrumpir a la persona que esté hablando. Permiten interactuar y pueden aportar un toque divertido. Te dejamos un visual con algunos ejemplos:

Ya tienes las 3 claves AKI para tus reuniones a distancia

Estas son las 3 claves para ayudarte a reducir la barrera digital en las reuniones a distancia que dinamices. Existen herramientas y dinámicas para todo tipo de objetivo y todo tipo de grupo. Te aconsejamos tener las 3 claves en mente cada vez que dinamices, incluso reuniones físicas. Te hemos sugerido algunas dinámicas muy sencillas y “todo terreno”. Son una pequeña introducción a cuánto puede ayudar la facilitación. Sé creativa/o con cada una de las AKI, ¡existen tantas formas de aplicarlas como dinamizadores!

Si quieres saber más, o si tienes reuniones más complejas, ¡contáctanos!